Работники - те субъекты персональных данных, благодаря которым операторами персональных данных являются почти все юридические лица нашей страны. Именно поэтому они находятся в привилегированном положении: в трудовом кодексе выделена целая глава, которая регулирует вопросы обработки отдельного вида персональных данных – персональных данных работников. Кроме того, новое Постановление Правительства РФ № 1119 от 01.11.2012, установило новый вид информационной системы персональных данных (Далее – ИСПДн) - ИСПДн, обрабатывающая персональные данные (ПДн) сотрудников оператора.
Несмотря на то, что законодатель нас постоянно подталкивает к защите и грамотной организации обработки персональных данных работников, большинство работодателей от этого старательно уклоняются. У каждого свои причины, но самая главная из них - страх перед неизведанным. В этой статье мы попытаемся передать необходимые знания об основных нарушениях при обработке персональных данных работников и о том, что необходимо сделать для их устранения.
Главная проблема в защите и организации обработки персональных данных - это наличие правовой основы обработки персональных данных. Запомните: сколько бы вы не потратили сил и времени на выполнение требований законодательства о персональных данных, - это может быть все впустую, если вы нарушаете принципы и условия их обработки . Принципы (статья 5 ФЗ «О персональных данных») и условия обработки (статья 6 закона ФЗ «О персональных данных) по нашему мнению, одни из самых главных статей ФЗ «О персональных данных». Поясним почему. Удивительно, но 99 % знакомых и опрошенных нашими коллегами специалистов кадровых служб уверены, что они имеют право хранить ксерокопию паспорта сотрудника, при том, что, только 5% из них могут сказать для чего он им нужен, и никто из них не может назвать правовое основание и законную цель обработки материального носителя персональных данных - ксерокопии.
Дело в том, что в нашем законодательстве нет законного основания для хранения ксерокопий паспортов работника в личном деле (кроме некоторых случаев, связанных с государственной службой). Главное не путать – хранение без цели (на всякий случай) и однократное использование для каких-либо нужд (например, если нужно ксерокопию паспорта работника отправить в учебное заведение, где он будет повышать квалификацию или в банк для выдачи банковской карты). Во втором случае, если нам нужна копия этого документа, то мы ее у него запрашиваем непосредственно для выполнения определенного действия с персональными данными. Хранение документов «на всякий случай» запрещено статьей 5 ФЗ «О персональных данных».
Более того – даже, если взять с работника согласие на обработку ксерокопии паспорта - это не поможет, потому что исходя из статьи 5 ФЗ «О персональных данных»: обработке подлежат только те ПДн, которые отвечают целям их обработки, а цели должны быть конкретными и законными. Грубо говоря, вы не сможете объяснить Роскомнадзору РФ - зачем вам эти данные. Вы скажете - для трудоустройства, они вам в ответ – ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу. Посмотрел в паспорт, данные в Т-2 переписал и верни паспорт обратно. И так далее. Конечно, дорогие читатели и их коллеги по кадровому цеху могут возразить и, сославшись на богатую фантазию, придумать цель обработки, но цифры победить трудно: наличие ксерокопии паспорта работника в личном деле - одно из трех самых частых нарушений, фиксируемых Роскомнадзором РФ и его территориальными органами при проведении проверочных мероприятий.
Что касается целей обработки персональных данных работников, то мы должны придерживаться рамок Трудового кодекса Российской Федерации - статья 86: «обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества».
Одной из самых волнующих тем при обработке персональных данных работников является согласие на обработку персональных данных. Трудовой кодекс предусматривает, что при передаче работодателем персональных данных работника, первый обязан запастись письменным согласием на обработку.
Здесь мы плавно переходим к другому самому частому нарушению, фиксируемому Роскомнадзором (его территориальными органами), при проведении проверочных мероприятий. Сейчас почти в каждой организации заработную плату работники получают на банковские карты. Однако, в большинстве случаев (почти всегда), отношения с банком в области обработки персональных данных оформляются неправильно с точки зрения регуляторов. Прежде всего, с работника забывают взять согласие, а так как по ТК это согласие должно быть в письменной форме, его необходимо оформить со всеми требованиями статьи 9 ФЗ «О персональных данных». Очень часто операторы путаются в согласиях для зарплатного проекта, потому что банки предоставляют свои формы согласий. Здесь важно понимать, что согласие должен давать работник своему работодателю на передачу своих персональных данных в банк (статья 88 ТК РФ). Поэтому, согласия, которые берет банк для вас, как для работодателей не играют для вас никакой роли. Другой важный момент - если в вашем согласии прописано, что работник разрешает передавать свои данные в кредитные организации без указания конкретной организации, то это тоже будет нарушением. Необходимо указать в какой именно банк будут передаваться данные.
Кроме этого, в договоре с банком Роскомнадзор (его территориальный орган) часто замечает такой вид правоотношений в области персональных данных, как поручение оператором обработки другому лицу. То есть, работодатель поручает банку обрабатывать персональные данные своих работников. Данная постановка вопроса - весьма спорная. Не спроста ни один банк добровольно это не признает, но есть ли там поручение обработки или нет, как и что нужно сделать, чтобы избежать проблем - это тема для отдельной дискуссии. Мы же просто доводим до читателя факты - отсутствие в договоре с банком положений части 3 статьи 6 ФЗ "О персональных данных" - одно из главных нарушений, устанавливаемых Роскомнадзором (его территориальным органом) при проведении проверочных мероприятий (третье основное нарушение).
При том, нарушители здесь не банки, а работодатели, потому что именно они поручают обработку персональных данных. Поэтому, чтобы избежать возможных проблем – просмотрите свой договор с банком и внесите в него дополнения. Текст, который нужно добавить, можно легко извлечь из части 3 статьи 6 ФЗ "о персональных данных". Также, обратите внимание не только на договор с банком, но и на другие договоры, в соответствии с которыми вы передаете персональные данные работников. Это могут быть, например, договоры на обучение работников, или на проведение медицинских осмотров.
Возвращаясь к проблеме ксерокопии паспорта, стоит обратить внимание на все личное дело сотрудников и определить - все ли документы, в нём находящиеся, вы обрабатываете законно. Нет ли в этих документах, например, сведений о судимости. В соответствие со статьей 10 ФЗ "О персональных данных" сведения о судимости могут обрабатываться только в установленных законом случаях. Прочитайте её, пожалуйста, полностью. Поэтому, если вы "обычный"работодатель, а не, например, школа, то вы не можете обрабатывать сведения о судимости работников, как бы ваша служба безопасности этого не хотела.
Другое частое нарушение законодательства о персональных данных в данной сфере – сбор излишней информации о родственниках. Часто в личном деле работника можно встретить такие сведения о родственниках как место их работы, контактные телефоны (это как минимум). К сожалению, если опираться на законодательство, то в большинстве случаев работодатель может обрабатывать только данные о родственниках, которые указаны в карточке Т-2. Естественно, мы не рассматриваем случаи, когда работник – государственный служащий. Там совсем другая ситуация с данными родственников и другие подобные случаи.
Кроме нарушения непосредственно самого закона, работодатель часто нарушает и требования подзаконных актов, в частности Постановления Правительства 687 от 15.09.2008. Самый частый случай – нарушение пункта 6 данного постановления: «Лица, осуществляющие обработку персональных данных… должны быть проинформированы о факте обработке ими персональных данных,… категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки…».
Все возможные нарушения невозможно изложить в данной статье, но мы надеемся, что она поможет вам избежать основные. Еще важно понимать, что сотрудники Роскомнадзора РФ (его территориальных органов) при проведении проверки не будут досконально изучать ваши локальные документы, часто они вообще не уделяют им внимание – есть - хорошо (если нет, то плохо). Сотрудники Роскомнадзора РФ (его территориальных органов), как большие профессионалы, поступают правильно, ведь намного важнее не наличие красивых документов, а законность обработки тех или иных персональных данных. И в подтверждение наших доводов видно, что почти все основные нарушения вообще не связаны с комплектом ваших внутренних документов. Вы пригласили специалистов, они сделали вам комплект документов, поставили средства защиты и ушли, оставив вас один на один со всеми проблемами.
Поэтому, важным элементом построения грамотной защиты и системы обработки ПДн в организации является наличие своего специалиста разбирающегося в законодательстве о персональных данных. Мы не говорим, что надо их искать и увеличивать штат. Обработка персональных данных - это каждодневная деятельность сотрудника отдела кадров. И вдвойне будет замечательно, если ваш кадровик во всем сам разберется, станет хорошим специалистом и в этом вопросе (именно в вопросах обработки персональных данных работников). Если у вас обрабатываются персональные данные и других субъектов – не надо все валить на специалиста по кадрам, так как обработка персональных данных иных субъектов также требует определенных знаний. Возможно, для этого его нужно будет отправить на пару семинаров или пригласить на аудит сторонних специалистов, но это будет лучше, чем не иметь такого специалиста вообще.
Комментарий к статье 88
1. По общему правилу персональные данные работника не могут быть переданы третьей стороне. Исключением из данного правила являются: 1) выдача работником письменного согласия на передачу персональных данных третьей стороне; 2) передача персональных данных работника в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью самого работника; 3) случаи, установленные федеральным законом.
2. При определении допустимости выдачи работником работодателю письменного согласия на передачу персональных данных третьей стороне следует руководствоваться установленным Конституцией РФ и п. 9 ст. 86 ТК запретом на отказ со стороны работника от своего права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. О содержании такого согласия см. п. 3 комментария к ст. 86.
3. Получателями персональных данных работника на законном основании являются:
Фонд социального страхования Российской Федерации;
Пенсионный фонд Российской Федерации;
Налоговые органы;
Федеральная инспекция труда;
Иные органы государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде;
Органы исполнительной власти, профессиональные союзы, участвующие в расследовании несчастных случаев на производстве.
В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" физические лица, выполняющие работу на основании трудового договора, подлежат обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Пункт 7 ст. 17 данного Закона обязывает работодателя собирать и представлять за свой счет страховщику в установленные страховщиком сроки документы, являющиеся основанием для начисления и уплаты страховых взносов, назначения обеспечения по страхованию, и иные сведения, необходимые для осуществления обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Работодатель обязан предоставить в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ сведения обо всех лицах, работающих у него по трудовому договору. Эти сведения могут предоставляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. Вопрос о возможности предоставления информации в электронной форме решается Пенсионным фондом РФ совместно с конкретными работодателями (ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
Выступая в качестве налогового агента работников, исчисляющего, удерживающего из средств, выплачиваемых работникам, и перечисляющего в бюджет соответствующие налоги, работодатель обязан представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (ст. 24 Налогового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 357 ТК государственные инспекторы труда при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы и информацию, необходимую для выполнения надзорных и контрольных функций, включая персональные данные работников.
Информация о групповом несчастном случае на производстве, тяжелом несчастном случае на производстве, несчастном случае на производстве со смертельным исходом должна быть направлена работодателем в организации, поименованные в ст. 228.1 ТК.
В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.
4. В современных условиях работодатель зачастую предоставляет своим потенциальным или действительным контрагентам информацию о занятых у него работниках с целью заключения нового или продления действия уже заключенного договора. Комментируемая статья допускает передачу персональных данных работника в коммерческих интересах работодателя, но ограничивает такую передачу исключительно теми случаями, когда работник дает письменное согласие на сообщение персональных данных конкретному третьему лицу в письменной форме. Выдача согласия на передачу персональных данных работника неопределенному кругу третьих лиц или без ограничения сроков такой передачи не порождает правовых последствий и не может служить основанием для передачи персональных данных работника.
5. Поскольку персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, любые лица, обладающие данной информацией, обязаны соблюдать специальный режим использования и защиты персональных данных работников. Так, лица, получившие персональные данные работника на законном основании, обязаны использовать их исключительно в целях, которые заявлялись при запросе соответствующей информации, а также не разглашать такую информацию. Исключения из данного правила определяются только федеральными законами. Необходимость дальнейшей передачи персональных данных работников может, в частности, вытекать из законодательства об административных правонарушениях, уголовного процессуального законодательства. Например, протокол об административном правонарушении, в котором могут содержаться персональные данные работника, в том случае, когда лицо, его составившее, не имеет права рассматривать дело об административном правонарушении, передается соответствующему лицу, в течение суток с момента составления протокола (ст. 28.8 КоАП РФ).
Работодатель, передающий персональные данные работника третьим лицам, вправе потребовать от этих лиц строго целевого использования этих данных и представления доказательств соблюдения данного правила. Форма такого требования определяется работодателем самостоятельно, а форма представления доказательств исполнения третьим лицом своей обязанности по сохранению конфиденциальности персональных данных - по соглашению сторон.
6. В деятельности любого работодателя неизбежно возникает необходимость периодической передачи персональных данных работника от одного структурного подразделения (работника) к другому. Так, информация о новом работнике или об изменении персональных данных передается кадровой службой в бухгалтерию или в службу безопасности. Такая передача осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом. Установление обязанности ознакомить работника с таким актом под роспись способствует прозрачности работы по обработке персональных данных и способствует более полной реализации права человека на охрану неприкосновенности его личной жизни.
О локальных нормативных актах см. подробнее ст. 8 ТК и комментарий к ней.
7. Доступ к персональным данным работников в процессе их обработки ограничивается кругом лиц, для которых обработка соответствующих данных является одной из должностных обязанностей (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Право доступа к персональным данным работников предоставлено также лицам, осуществляющим функции надзора и контроля за соблюдением работодателями законодательства о труде, а также лицам, контролирующим правильность исполнения работодателем обязанностей как налогового агента работника или страхователя в системе обязательного государственного страхования. Подробнее о лицах, осуществляющих функции надзора и контроля за соблюдением работодателями законодательства о труде, см. ст. ст. 357, 366 - 369 ТК и комментарий к ним.
Следует отметить, что установленное комментируемой статьей правило о получении данными лицами только тех персональных данных, которые им необходимы для выполнения конкретных функций, трудно реализуемы на практике. Персональные данные работника собираются в его личном деле, не подлежат дроблению и в принципе доступны для ознакомления лицом, осуществляющим надзорно-контрольные функции в полном объеме. Исполнить требования закона возможно при четкой работе с лицами, осуществляющими функции надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде, теми работниками, занятыми у конкретного работодателя, трудовой функцией которых является работа с персональными данными.
При передаче персональных данных внутри организации в соответствующее структурное подразделение (работнику) должна передаваться часть персональных данных, необходимая конкретному структурному подразделению (работнику) для исполнения своих функций.
8. Информация о состоянии здоровья гражданина составляет врачебную тайну. В соответствии со ст. 61 Основ законодательства об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. передача сведений, составляющих врачебную тайну, работодателю допускается с согласия гражданина или его законного представителя. Исключение составляют случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий. Информация о состоянии психического здоровья гражданина может передаваться работодателю лишь в случаях, установленных федеральными законами (ст. 8 Закона РФ от 2 июля 1992 г. N 3185-1 "О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании").
Работа со службой автоматического обмена данными подробно описана в главе, посвященной подсистеме обмена изменениями. Однако для подсистемы передачи дел добавлен ряд новых параметров конфигурации (см. таблицу ниже).
Табл. 15 Дополнительные параметры конфигурации
Передача дел через службу автообмена выглядит следующим образом:
Оператор помечает необходимые записи для передачи через службу автоматического обмена данными. Статус записи принимает значение – Ожидание ;
Служба автоматического обмена сканирует через указанный интервал записи для передачи (проверка статуса Ожидание ). После обнаружения новой записи устанавливает ей статусПередается . Затем осуществляет выгрузку данных помеченной записи(ей) в файл;
После успешной выгрузки служба ставит данный файл в очередь на отправку указанному подразделению. В зависимости от конфигурации службы устанавливается связь между передающим и принимающим подразделением. Если прямой связи нет, то файл отправляется транзитно через ССД. Файл принимается удаленной службой автоматического обмена данных;
Принимающая служба ставит полученный файл в очередь на обработку. После успешной обработки создается файл-подтверждение и ставится в очередь на отправку в передающее подразделение. Файл передается в передающее подразделение (способом, указанным в конфигурации службы автообмена);
Передающая сторона получает файл-подтверждение и ставит в очередь на обработку. Файл обрабатывается, и устанавливается подтверждение загрузки на запись.
Подсистема удаленного приема. Общие принципы обмена данными
Часто возникает ситуация, когда прием документов и выдача свидетельств о государственной регистрации собственности происходит отдельно от основного места работы территориального подразделения в секторах (пунктах приема документов), а регистрация проводится в территориальном отделе регистрационной службы. При такой организации процесса передача дел из отдела в сектор по запросу является неприемлемой из-за большой длительности этой операции. Сектор должен быть постоянно готов к приему заявлений по регистрации прав на недвижимое имущество.
Для решения этой проблемы была разработана система удаленного приема для обеспечения функционирования многоуровневой организационной структуры управления Службы (см.Рис. 206), в которой нижние два уровня одновременно работают с одними наборами данных.
Рис. 206 Схема системы удаленного приема заявлений по регистрации прав на недвижимое имущество
Для обеспечения параллельности ввода записей в территориальных отделах и секторах представительства предпринимаются следующие меры:
сектора указываются в иерархической структуре подразделений ФРС как узел, подчиненный отделу. Номер сектора трехзначный и состоит из порядкового номера от 1 до 9 и двузначного номера отдела, к которому относится сектор. Например: 158, 258, 358 или 107, 207, 307. Нумерация отделов остается без изменений, т.е. двузначной (58, 07);
вводится шаг увеличения последовательностей, равный 1000, вместо существующего шага 100. Начальное значение последовательности определяется номером отдела (сектора);
текущий номер отдела (сектора), вычисляемый функцией curr _ dept _ id , формируется как остаток от деления реального номера отдела (сектора) на 100;
при установке обновления на существующую базу данных для всех последовательностей делается 10 шагов вперед, чтобы избежать дублирования ключей. Изменение существующих значений ключей не делается.
При передаче изменений из сектора в отдел отмечаются только пришедшие записи в журнале изменений (EXP _ RT ) для того, чтобы обеспечить передачу этих данных на сервер сбора данных (ССД) и в другие секторы. Эти изменения будут также переданы обратно в сектор. Это важно для унификации процедуры передачи обмена со всеми секторами через единый механизм обмена данными.
При формировании файла изменений из отдела для секторов передаютсяВСЕ изменения, сделанные в отделе и переданные из секторов. Формируется единый файл изменений для всех секторов, и производится одна выгрузка на все секторы. После получения подтверждений отВСЕХ секторов выгрузка помечается как подтвержденная. Автоматически формируемое имя файла подтверждения в каждом секторе включает его имя в виде суффикса. Все переданные до этого момента данные будут считаться полученными, и не будут учитываться при передаче следующих изменений. В форме создания файла изменений существует элемент выбора направления передачи изменений: "На ССД " или "В Сектор ". В рассматриваемом случае выбирается направление "В Сектор ". Содержание файлов обмена для обоих направлений не отличается друг от друга.
В системе удаленного приема заявлений ведется контроль целостности данных при обмене изменениями между территориальным отделом и сектором. Данные, полученные при передаче изменений, всегда замещают имеющиеся в базе данные. Если при передаче изменений поступают данные, содержащие такой же кадастровый номер или такой же номер свидетельства, как и уже существующие в базе данных, то выдается соответствующее сообщение об ошибке. При обнаружении нарушений уникальных ключей при вставке переданных записей остальные поля записи заменяются на вновь полученные. Решение вопросов, возникающих из-за взаимоисключающих исправлений в данных, произведенных в разных базах данных, возлагается на администратора системы.
При удаленном приеме документов на государственную регистрацию объектов недвижимости в секторах ведутся свои Книги учета входящих документов . ВКУВД , не относящейся к данному сектору, допускается толькоредактирование записи, а создание и удаление записизаблокировано ! Такой подход позволяет избегать дублирования номеров записи вКУВД , т.к. записи создаются на разных серверах и в момент их создания технически невозможно проверить наличие записи с таким же номером вКУВД на другом сервере. То есть, такая организация минимизирует количество конфликтных ситуаций, требующих вмешательства администратора.
В форме Выгрузка данных для передачи информации на сервер сбора данных выбирается направление обмена "На ССД ". Подтверждение выгрузки производится на основании единичного подтверждения получения данных.
Полная выгрузка делается в двух случаях:
при создании базы по данным из внешнего источника. Такая ситуация складывается, например, при полной утере базы данных отдела. Восстановление БД происходит на основании данных, хранящихся на сервере сбора данных (ССД);
при создании сервера сбора данных. Для наполнения ССД производится полная выгрузка. Полная выгрузка производится и из отдела во вновь создаваемый сектор – пункт удаленного приема документов на государственную регистрацию объектов недвижимости.
При полной выгрузке практически все записи передаются адресату.
При передаче изменений для каждойсозданной/измененной/удаленной записи триггером делается пометка в таблицеexp _ rt . Все записи, помеченные вexp _ rt , будут переданы адресату. Учет передач в секторы и на ССД ведется раздельно.
Идеальная схема работы "отдел <=> сектор " выглядит следующим образом:
Полная выгрузка отдела в секторы.
Выгрузка изменений в секторе 1.
Получение подтверждения из отдела в секторе 1.
Выгрузка изменений в отделе.
Получение подтверждений из всех секторов в отделе.
Выгрузка изменений в секторе 2.
Получение подтверждения из отдела в секторе 2.
Выгрузка изменений в отделе.
Получение подтверждений из всех секторов в отделе.
Сведения о фамилии, имени, отчестве, месте и дате рождения, а также его адресе, семейном, социальном статусе, доходах и активах, образовании относят к персональной информации, которая не может становиться публичной без согласия на это самого человека. Исчерпывающее определение этого понятия указано в законе «О персональных данных» , принятом еще в 2006 году.
Передача данных возможна:
- (на территорию иностранного государства);
- внутренняя (на территории РФ).
СПРАВКА! Сбор и хранение этих сведений осуществляют операторы (государственные, муниципальные учреждения или коммерческие организации). На их плечи ложится и обязанность сохранять конфиденциальность.
Защита данных не требуется только в том случае, когда они являются общедоступными либо обезличенными. Например, если информация о человеке размещена на его сайте или уже была использована в СМИ или других открытых источниках либо если сведения поданы в виде статистики для научных целей.
Можно ли передавать ее в другие организации?
Личную информацию о человеке передавать можно, но для этого необходимо заручиться его . К примеру, работодатель должен получить от сотрудника письменное одобрение , за исключением случаев, когда передача сведений необходима в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью (ст. 88 ТК РФ). Не допускается также передача информации в коммерческих целях, к примеру, для последующей рассылки спама или рекламы.
Какие данные работника охраняются законом:
Речь идет о сведениях, который любой работник самостоятельно передает в бухгалтерию или отдел кадров, когда оформляется на работу. Сам работодатель эту информацию не собирает. Это не должно попасть в посторонние руки, например, в базу данных клиентов телефонной компании или любой другой коммерческой компании.
Работодатель также не вправе требовать отчета о состоянии здоровья работника , за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им своих обязанностей. Сведения о человеке (заполненная им анкета, личная карточка, результаты аттестации и пр.) могут быть переданы только специально уполномоченным лицам.
Личные сведения передаются и при регистрации в онлайн-магазинах. Для этого покупатель всегда ставит галочку в онлайн-форме договора о своем согласии. Передается информация и в других случаях: от устройства ребенка в школу и до получения кредита.
Кому можно получать?
Передавать данные можно всем, кто их запрашивает в рамках заключения договора (в том числе трудового) или другой деятельности.
Наиболее часто мы передаем данные банку, страховщику, лизинговой компании и другим коммерческим организациям, с которыми оформляем письменный договор. Защита информации о вкладах, кредитах и других договорах клиента очень важна, так как любая утечка может привести к взлому карточного или другого счета либо нарушить банковскую тайну клиента.
По законодательству вся информация об операциях клиента банка должна храниться на электронных носителях не менее пяти лет . В случае отзыва у банка лицензии, электронные носители должны быть переданы в Банк России. Защищаются только данные физлиц, поскольку на компании действие закона не распространяется.
Данные клиентов хранятся в системе Клиент-Банк, перевода денег, а также на сайте компании и других ресурсах. Для защиты сведений в банковских и других структурах используются самые разные технические и организационные меры, например, подсистемы контроля доступа, регистрации, межсетевой безопасности, антивирусные меры, средства для обнаружения вторжений. Операторы шифруют свои архивы, документы, каналы связи и используют пакетную коммутацию MPLS.
Особенности распространения личной информации
Передача сведений может быть с согласия их владельца либо без согласия. Например, человек, который устраивается на работу, обязан передать информацию о себе в компанию , а если в отношении его начато следствие, то — нет.
Передавать сведения в банки безопасно, так же как и в любые другие организации, которые работают с большим количеством клиентов, соблюдают все требования по защите данных и стремятся к тому, чтобы утечки ценных сведений не происходило.
С разрешения владельца
С согласия владельца передаются данные при любом заключении договора , а также при трудоустройстве. От работника в этом случае требуется письменное согласие. Если данные сотрудника, возможно, получить только у третьей стороны, то работодатель уведомляет его о запросе не позднее 5 рабочих дней.
ВАЖНО! При изменении данных работник должен уведомить работодателя и в течение двух недель предоставить копии документов, подтверждающие перемены (например, свидетельство о браке, подтверждающее факт смены фамилии).
Письменное согласие работника требуется:
- при получении сведений у третьей стороны;
- при обработке специальных категорий данных.
К спецкатегориям относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. Для обработки этих данных нужно обязательное письменное одобрение сотрудника.
Без его согласия
Без согласия информация передается в том случае, если она обезличена (для статистических или иных научных целей) либо является общедоступной. Обработка биометрических данных может осуществляться без согласия только в связи с осуществлением правосудия, в целях безопасности, в рамках оперативно-розыскной деятельности, следствия.
Согласие работника не требуется, если обработка данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
Процедура отправки
Передать данные очень просто. Если требуется согласие, то его нужно дать в письменной форме или в виде электронной записи. Однако учтите, что регистрируясь на сайте интернет-магазина, нельзя передавать пин-коды карты .
СПРАВКА! Желательно также не делать отметки о своем доходе, медицинскую и личную информацию. Иными словами, если можно уменьшить количество сведений, которые вы передаете, то лучше это сделать.
Как передать данные третьим лицам:
- Определиться с набором сведений, которые будут переданы.
- Дать согласие на передачу.
- Получить информацию о возможном отзыве согласия (например, адрес электронной почты, куда можно направить заявление в случае, если вы передумаете).
После того как согласие будет передано, можно будет приступать к онлайн-покупкам или к выполнению трудовых обязанностей, пользоваться кредитом, страховкой и так далее.
Подготовка документов
Основной документ, подтверждающий готовность передать персональные сведения о себе, называется письменное согласие.
Это может быть документ, в котором указывается дата, персональные данные и контакты, а также дается разрешение на их передачу. Либо пользователь принимает его путем регистрации на сайте или подачи заявки на получение товара или услуги. В последнем случае достаточно будет просто поставить отметку напротив соответствующей фразы.
Включает в себя:
Согласие дается на срок действия договора и в течение 5 лет после его окончания . Отзыв согласия может быть произведен в письменной форме не ранее даты прекращения договора или даты исполнения обязательств в соответствии с ним.
Согласие дается на целый ряд действий: от сбора до уничтожения и трансграничной передачи. Обработка осуществляется путем хранения, записи на электронные носители и их хранение, составления перечней, маркировки. Если вы регистрируетесь на сайте, то оператор должен разъяснить, как может быть отозвано согласие и что для этого нужно сделать.
Трудовой договор
При заключении письменного договора с работодателем иногда дается одновременное согласие на передачу данных. Оформляется оно в виде отдельного пункта соглашения. Подписывая договор, работник одновременно дает согласие. В пунктах соглашения может быть отражено, какие именно данные будут обрабатываться.
Согласие работника действует со дня заключения договора до прекращения трудовых отношений и может быть отозвано. После заключения договора, сведения о работнике можно, например, публиковать на сайте компании (например, информацию об образовании, возрасте и пр.).
Каналы
Передавать данные можно из рук в руки, когда вы заключаете письменный договор, по открытым каналам связи (например, по телефону), а также по электронной почте. Передача может осуществляться внутри страны или за ее пределами (). Прежде чем рассказывать личную информацию о себе по телефону или высылать по электронной почте стоит убедиться, что это действительно необходимо и безопасно.
Досрочный отзыв
В любой момент, даже если данные уже переданы, можно запретить их обработку и хранение другими лицами. В случае отзыва согласия оператор обязан по закону прекратить обработку и уничтожить их в течение месяца.
Как отозвать разрешение на обработку данных:
Например, часто отказываются от дальнейшей обработки и хранения медицинских данных родители детей, которые передавали их при оформлении в детские сады. Для этого пишется отзыв согласия в виде заявления на имя руководства учреждения. Аналогичные действия могут предпринимать и жильцы дома, которые протестуют против опубликования списка должников по коммунальным услугам.
Оформление заявления
СПРАВКА! Образец этого документа легко найти в Сети. Он составляется произвольно, но с обязательным указанием контактов, Ф.И.О. заявителя, даты и причины требования отзыва согласия.
В заявлении необходимо указать:
- сроки прекращения;
- просьбу о письменном уведомлении о результатах рассмотрения заявления.
Нужно перечислить и какие именно данные нужно перестать обрабатывать. Например, если заявление составляется для банка, то речь может идти об адресе и регистрации, контактах работодателей, телефонов (личных и, например, поручителей, родственников). К заявлению может быть приложена копия договора и паспорта заявителя.
Запрет на отправку своих сведений
Если владелец данных не намерен передавать их в другие организации, например, при заключении договора, то он может просто отказаться от его подписания. Подписать договор, наложив запрет на передачу данных зачастую просто невозможно. Отказ от обработки данных делает невозможным заключение договора.
Точно также нельзя отказаться от передачи данных при трудоустройстве . Однако владелец данных всегда может отозвать их, если он считает это необходимым, написав заявление об отзыве.
Обращение в суд в случае несанкционированного разглашения
СПРАВКА! Иск о гражданской ответственности подается только в том случае, когда оператор допустил утечку данных и причинил вред владельцу сведений (п.6.1 ст. 29 ГПК РФ
Запрещается передача сведений о человеке без его согласия в любые сторонние организации. Всегда требуется запрашиваться согласие на обработку и передачу личной, а тем более биометрической информации о владельце. Согласие на обработку и хранение можно отозвать в любое время. При нарушении прав можно обращаться за их защитой в суд или с жалобой в Роскомнадзор.
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ).
К персональным данным относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и другая информация о конкретном человеке. Размер заработной платы, выплачиваемой работнику, относится к его персональным данным (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681).
Круг сведений о заработной плате
Понятие « » включает в себя не только должностной оклад или тарифную ставку работника, но и положенные ему выплаты компенсационного и стимулирующего характера (надбавки, доплаты, премии) (ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса РФ).
Доступ к персональным данным
Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен (ст. 2, 3, 5 и 6 Закона № 152-ФЗ).
В каких случаях персональные данные можно сообщить третьему лицу
Персональные данные предоставляют третьим лицам, когда необходимо предотвратить угрозу жизни и здоровью работника и в других ситуациях, установленных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152- ФЗ).
В каких случаях персональные данные нельзя передать третьему лицу
В пункте 4 разъяснений от 14.12.2012 специалисты Роскомнадзора разобрали несколько ситуаций, когда нельзя предоставлять персональные сведения о работнике.
Так, нельзя передавать данные о работнике, если:
С запросом обратился человек или организация, не уполномоченные федеральным законом на получение таких сведений. Например, запросивший персональные данные не является государственным инспектором труда, прокурором, сотрудником правоохранительных органов или органов безопасности и т. п.;
Нет письменного согласия работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. Если сотрудник не дал согласие на передачу персональных сведений никому из родственников, работодатель или его представитель не вправе передавать персональные данные работника его жене.
Требование супруги предоставить ей сведения о зарплате мужа также не является основанием для предоставления персональных сведений без согласия работника. Что подтверждают и специалисты Роскомнадзора в письме от 07.02.2014 № 08КМ-3681.
Защита персональных данных и ответственность за их разглашение
В законодательстве установлены различные виды ответственности за разглашение персональных данных. Работники бухгалтерии в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным работников компании (в частности, к сведениям об их заработной плате).
Дисциплинарная ответственность
Если персональные данные работника не сохранил в секрете компании, директор вправе сделать ему выговор или даже уволить (п. 6 ч. 1 ст. 81, ст. 90 и 192 ТК РФ).
Однако если бухгалтер решит оспорить в суде на основании пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса за разглашение персональных данных другого работника, администрация компании должна будет доказать следующее:
Сведения, которые уволенный бухгалтер расчетной части неправомерно разгласил, относятся к персональным данным другого работника;
Они стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
Уволенный работник дал обязательство не разглашать такие сведения.
Об этом говорится в пункте 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2.
Административная ответственность
За разглашение информации о персональных данных работников на виновника может быть наложен административный штраф в размере, предусмотренном статьей 13.14 КоАП РФ, а именно от 4000 до 5000 руб.
Как корректно отказать в предоставлении сведений
В компании должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников, — положение о персональных данных работников (ст. 8, п. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ).
В нем, в частности, необходимо прописать порядок передачи персональных данных работников третьим лицам.
Запрос в письменной форме
В положении о персональных данных работников целесообразно установить, что компания рассматривает только письменные запросы о предоставлении персональных данных, поскольку при устном обращении сложно идентифицировать лицо, которое обращается с запросом о предоставлении персональных данных работника. Образец запроса смотрите ниже.
Письменное согласие работника
В отдельном пункте положения о персональных данных работников следует указать, что информация может быть предоставлена родственникам или членам семьи только с письменного согласия самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).
Обратите внимание: работник сам вправе определить, какому лицу (организации) он готов предоставить свои персональные данные. Необязательно, что в перечень этих лиц попадет супруга работника. Образец письменного согласия работника на предоставление его персональных данных смотрите ниже.
Уведомление об отказе
В положении о персональных данных также стоит описать порядок действий уполномоченных представителей компании, если в силу нормы закона на запрос не может быть дан положительный ответ. В этом случае обратившемуся лицу бухгалтер выдает письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных работника.
В уведомлении можно будет сослаться на статью 88 Трудового кодекса и соответствующий пункт внутреннего положения о персональных данных работников. Образец уведомления смотрите ниже.