В процессе осуществления деятельности предприятия возникает необходимость учета взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами. Правильное отражение в учете дебиторской и кредиторской задолженности имеет исключительно важное значение, поскольку суммы балансовых остатков по этим задолженностям и периоды оборачиваемости каждой из них влияют на оценку финансового состояния организации. Кроме того, в некоторых случаях анализ задолженности необходим и в фискальных целях.* Об управлении задолженностями в конфигурации "Бухгалтерский учет" (ред. 4.5) для "1С:Предприятия 7.7", рассказывает Е.В. Барышникова, руководитель учебного центра "Домино Софт".

Примечание:
* Напомним, что Федеральный закон от 22.07.2005 № 119-ФЗ требует проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей для начисления и принятия к вычету НДС в переходный период, подробнее читайте .

Контроль задолженности

Основной задачей любой коммерческой организации является получение прибыли, поэтому перед финансовыми службами и руководством предприятия встает вопрос о снижении дебиторской и кредиторской задолженности, высокий уровень которой может снизить финансовую устойчивость предприятия.

Осуществление контроля за движением дебиторской и кредиторской задолженности необходимо для улучшения расчетно-платежной дисциплины. Важным фактором контроля является оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности.

Высокая оборачиваемость дебиторской задолженности отражает улучшение платежной дисциплины покупателей (а также других контрагентов) - своевременное погашение покупателями задолженности перед предприятием и (или) сокращение продаж с отсрочкой платежа (коммерческого кредита покупателям). Динамика этого показателя во многом зависит от кредитной политики предприятия, от эффективности системы контроля, обеспечивающей своевременность поступления оплаты.

Высокая оборачиваемость кредиторской задолженности может свидетельствовать об улучшении платежной дисциплины предприятия в отношениях с поставщиками, бюджетом, внебюджетными фондами, персоналом предприятия, прочими кредиторами - своевременное погашение предприятием своей задолженности перед кредиторами и (или) сокращение покупок с отсрочкой платежа (коммерческого кредита поставщиков).

К непосредственным задачам учета дебиторской и кредиторской задолженности относятся следующие:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
• контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
• определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
• определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
• выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
• выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. Определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
• определение правильности использования банковских ссуд;
• выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
• определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.

Анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" возможен с использованием механизма отчетов. Используя механизм отчетов пользователь имеет возможность анализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности за выбранный период. На примере демонстрационной базы, включенной в поставку программы, проиллюстрируем использование механизма отчетов для оценки состояния дебиторской и кредиторской задолженности.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, дебиторская и кредиторская задолженность может отражаться на счетах:

• 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
• 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";
• 63 "Резервы по сомнительным долгам";
• 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";
• 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам";
• 70 "Учет расчетов с персоналом по оплате труда";
• 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
• 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный капитал";
• 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
• и др.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому поставщику или подрядчику, а также по каждому предъявленному ими счету. Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а в порядке расчетов плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику.

Для правильного отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности необходимо разделять задолженность на долгосрочную и краткосрочную.

Обратимся к плану счетов типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7". По счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" аналитический учет ведется по поставщикам и подрядчикам (субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (субконто "Договоры"). Каждый поставщик и подрядчик - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договоры". Аналогичным образом построен аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Аналитика по счету в целом ведется по покупателям и заказчикам (субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (субконто "Договоры"). Каждый покупатель (заказчик) - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договоры". Такая настройка плана счетов типовой конфигурации полностью соответствует требованиям Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (рис. 1).

Рис. 1

Разделение задолженности на краткосрочную и долгосрочную осуществляется в справочнике "Договоры". В данном справочнике хранится информация о счетах на оплату, выставленных контрагенту, счетах на оплату, полученных от контрагента и договорах длительного действия с контрагентом. Реквизиты "Дата возникновения обязательства" и "Дата погашения обязательства" используются для разделения задолженности на долгосрочную, краткосрочную и просроченную задолженность при составлении регламентированной отчетности. Вид договора указывается для того, чтобы в специализированных отчетах можно было сгруппировать информацию о расчетах с контрагентами по видам (рис. 2).

Рис. 2

Воспользуемся отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" для выполнения задач учета дебиторской и кредиторской задолженности. В настройке отчета выберем счет 62.1, в поле "Вид субконто 1" выберем "Контрагенты", в поле "Вид субконто 2" - "Договоры". Такая настройка позволит увидеть в сформированном отчете начальные остатки, обороты и конечные остатки взаиморасчетов с покупателями в разрезе счетов (договоров). Если у покупателя имеется задолженность на конец периода, то мы можем увидеть по какому счету (договору) она образовалась. Если при анализе взаиморасчетов не требуется разворачивать обороты в разрезе счетов (договоров), то в настройке отчета поле "Вид субконто 2" нужно оставить незаполненным. В этом случае в отчете будут отражены общие взаиморасчеты с покупателем без учета счетов (договоров) (табл. 1).

Таблица 1

Указав в настройке отчета счет 60.1, мы получим информацию по состоянию взаиморасчетов с поставщиками, на конец периода имеется кредиторская задолженность по следующим контрагентам (см. табл. 2).

Таблица 2

На основании этой информации можно сделать вывод о том, что имеющейся дебиторской задолженности недостаточно для покрытия кредиторской задолженность. Даже если покупатели перечислят денежные средства на счета предприятия, эта сумма не покроет кредиторскую задолженность и предприятию необходимо будет изыскивать дополнительные источники оборотных средств для погашения долга поставщикам.

Дебиторская задолженность относится к наиболее быстрореализируемым оборотным активам. Однако при оценке возможности преобразования дебиторской задолженности в денежные средства необходимо учитывать долю безнадежных долгов. Определение доли безнадежных долгов, как правило, осуществляется на данных предшествующих периодов методом процентного соотношения неоплаченных счетов к их общему объему. Рассчитаем эту долю, используя данные текущего периода, как планируемую величину на следующий плановый период.

Общая сумма дебиторской задолженности - 290 762,04 руб. Неоплаченная сумма дебиторской задолженности - 64 552,04 руб. Процент соотношения неоплаченной задолженности к общей сумме - 22 %.

Таким образом, по "Оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.1" можно сделать вывод о том, что 22 % от общего количества дебиторской задолженности остается неоплаченной на конец периода и целесообразным будет создание резерва по сомнительным долгам* на следующий плановый период.

Примечание:
* О том, как это сделать, читайте .

Одним из наиболее важных пунктов управления дебиторской и кредиторской задолженностью является контроль за графиком платежей (погашения дебиторской и кредиторской задолженности) и соблюдение расчетно-платежной дисциплины. Воспользуемся отчетом "Обороты между субконто для того, чтобы получить информацию о том, как погашалась кредиторская задолженность в течение планового периода. Отчет "Обороты между субконто" позволяет анализировать обороты между одним или всеми субконто (аналитическими разрезами, либо объектами) одного вида, и одним или всеми субконто (аналитическими разрезами, либо объектами) другого вида. В данном случае мы будем анализировать обороты между субконто "Контрагенты" и субконто "Виды движения денежных средств". Для этого в настройке отчета в поле "Вид субконто" (основное) выбрать - "Контрагенты"; в поле "Вид субконто" (корреспондирующее) установить - "Движение денежных средств", а в поле "Субконто" дополнительно выбрать "Оплата поставщику". В сформированном отчете мы видим суммы погашения кредиторской задолженности по всем кредиторам, а также порядок погашения - через расчетный счет, валютный счет и через кассу. Если в настройке отчета вместо "Вида движения денежных средств" - "Оплата поставщику", указать - "Поступления от покупателей", то в отчете мы увидим, от каких покупателей поступили денежные средства на расчетные счета и в кассу предприятия (рис. 3).

Рис. 3

В дополнение к этой информации можно построить отчет "Диаграмма", который является средством визуального анализа и может быть использован руководителем организации, менеджерами и другими специалистами, которые напрямую не связаны с бухгалтерскими службами. В настройке отчета на закладке "Данные" укажем счет 60.1, вид итогов выберем - остатки на конец, кредит, сумма, на закладке "Диаграмма" установим параметры, необходимые для формирования отчета (рис. 4). Для лучшей наглядности сформируем "Диаграмму" по контрагенту "Швейная фабрика".

Рис. 4

На диаграмме видно, что в начале планового периода кредиторская задолженность контрагента "Швейная фабрика" резко возросла, затем частично была погашена, но на конец периода имеется остаток непогашенной задолженности. Погашение задолженности происходило неравномерно и остаток задолженности переходит на следующий плановый период. Это свидетельствует о неэффективной работе по учету кредиторской задолженности и необходимости разработки платежного графика.

Инвентаризация

Одним из необходимых средств для учета дебиторской и кредиторской задолженности является инвентаризация.

Инвентаризация проводится, как правило, на конец планового периода и позволяет выявить остатки дебиторской и кредиторской задолженности. Проведение инвентаризация позволяет не только получить информацию для принятия решений управленческого характера, но также для правильного учета налогов.

В связи с вступлением в силу Федерального закона от 22.07.2005 № 119-ФЗ:

Выдержка из документа "... по состоянию на 1 января 2006 года налогоплательщики налога на добавленную стоимость обязаны провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31 декабря 2005 года включительно. По результатам инвентаризации определяются дебиторская задолженность за реализованные, но не оплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, операции по реализации (передаче) которых признаются объектами налогообложения в соответствии с главой 21 Налогового кодекса Российской Федерации, и кредиторская задолженность за неоплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, принятые к учету до 1 января 2006 года, в составе которой имеются суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные к оплате продавцами товаров (работ, услуг) и имущественных прав и подлежащие налоговому вычету в соответствии с главой 21 Налогового кодекса Российской Федерации".

В типовой конфигурации "Бухгалтерский учет" для этой цели предназначен отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" (Отчеты - Специализированные - Инвентаризация расчетов с контрагентами). Отчет может быть сформирован либо с использованием унифицированной формы ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", либо в виде произвольной формы.

Для формирования унифицированной формы ИНВ-17 необходимо установить флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17". На этой же закладке указываются следующие данные, которые будут подставлены в печатную форму: номер и дата составления акта, председатель и члены комиссии.

Таблица дебиторской задолженности может быть заполнена автоматически по данным учета по кнопке "Заполнить". При автоматическом заполнении задолженность в таблице отражается либо как подтвержденная, либо как с истекшим сроком исковой давности.

То, что срок исковой давности задолженности истек, определяется с использованием реквизита договора "Дата погашения обязательства" (должно пройти 3 года с даты, когда задолженности должна быть погашена). Графа "Не подтверждено" не заполняется автоматически ее необходимо заполнить вручную.

Аналогичным образом заполняется таблица по кредиторской задолженности.

Для формирования произвольной формы необходимо снять флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17".

В реквизите "Тип задолженности" указать тип задолженности контрагентов, которую будет отражать отчет. Для выбора предлагается три варианта:

• дебиторская и кредиторская;
• дебиторская;
• кредиторская.

Сформируем данный отчет в произвольной форме, выбрав тип задолженности - "дебиторская и кредиторская". Установим счета, по которым производится инвентаризация - 60 и 62 (см. рис. 5)

Рис. 5

Как видно из отчета, у предприятия имеется дебиторская и кредиторская задолженность, подлежащая погашению в последующих периодах.

Федеральный закон от 22.07.2005 № 119-ФЗ определяет порядок включения в налоговую базу денежных средств, поступивших в счет погашения дебиторской задолженности, возникшей до 1 января 2006 года, а также порядок принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиком и неоплаченных до 1 января 2006 года.

Таким образом, использование механизма отчетов типовой конфигурации позволяет проводить систематический контроль и анализ взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, получать необходимые данные для оценки состояние дебиторской и кредиторской задолженности и своевременно принимать необходимые действия по ее оптимизации, улучшению показателей финансового состояния, а также позволяет соблюсти требования постоянно изменяющегося законодательства.

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты , например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия . Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги . Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы . Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Примечание

Виды задолженностей

1. Текущая . Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная . Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная . Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср = (ДЗн + ДЗк) / 2

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота.

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.

Отчет предоставляет информацию о динамике изменения дебиторской задолженности контрагентов за указанный период времени в разрезе интервалов.

Период, за который анализируется изменение дебиторской задолженности, задается начальной и конечной датами формирования отчета.

Для определения интервалов, в разрезе которых будут выводиться данные о дебиторской задолженности, в реквизите «Интервал» нужно выбрать элемент справочника «Настройка интервалов». Если реквизит «Интервал» не заполнен, в отчет будут выведены данные за весь период формирования отчета без разбивки по интервалам.

В отчете можно получить следующую информацию о суммах дебиторской задолженности в валюте взаиморасчетов и в валюте управленческого учета:

начальный остаток;

• 
  
• 
  



конечный остаток.

Информацию о задолженности можно посмотреть в разрезе организаций, контрагентов и договоров. Для договоров, по которым взаиморасчеты ведутся по заказам или счетам, данные могут быть детализированы до конкретной сделки - заказа или счета.

Отчет формируется по данным регистра накопления «Взаиморасчеты с контрагентами» по следующему принципу:

Период формирования отчета разбивается на интервалы в соответствии с настройкой интервалов, которая выбрана в реквизите «Интервал». Даты начала и окончания каждого интервала определяются от конечной даты формирования отчета. При этом дата начала интервала ограничивается с учетом начальной даты формирования отчета. Если дата начала интервала меньше чем начальная дата формирования отчета, то за начало интервала принимается начальная дата формирования отчета. Интервалы, дата окончания которых меньше чем начальная дата формирования отчета, в отчет включены не будут.




Из регистра получаются остатки сумм в валюте взаиморасчетов и в валюте управленческого учета на дату начала и дату окончания каждого интервала.

В настройках отчета установлены условия отбора на значения показателей «Сумма конечный остаток» и «Сумма взаиморасчетов конечный остаток». Эти показатели должны быть больше нуля, так как в отчете анализируется дебиторская задолженность контрагентов.

1. Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность – это финансовые и товарные активы компании, работающие на контрагента в результате сделки, договора и т.п. В роли контрагента могут выступать покупатели, подрядчики и другие подотчетные лица. Дебиторская задолженность относится к имуществу компании (ее активам) и подлежит инвентаризации независимо от срока погашения.

Простыми словами понятие дебиторская задолженность компании – это сумма долга, которую еще не вернули заемщику, за определенные услуги или товар.

Приведем пример дебиторской задолженности :

Предприятие «MAX» специализируется на изготовлении строительных смесей. У него имеется несколько дебиторов (должников), это фирмы, которые не имеют финансовой возможности произвести оплату товара сразу. Две стороны заключают договор с указанием срока погашения задолженности и всех нюансов в случае его невыполнения. Таким образом, компания «MAX» не отказывая в займе, в будущем получит экономическую прибыль.

2. Чем отличается дебиторская и кредиторская задолженность?

При дебиторской задолженности у вашей компании имеются должники, а в случае кредиторской задолженности должниками являетесь вы. С одной стороны, отсутствие дебиторской задолженности свидетельствует об осторожности компании, так как не все должники в конечном итоге имеют возможность вернуть долг. Но и при этом фирма лишает себя потенциального дохода от добросовестных контрагентов.

Касательно кредиторской задолженности, та же история, ее высокий уровень указывает на проблемы компании, а отсутствие демонстрирует успешность и окупаемость бизнеса собственными силами. Но так как КЗ является сторонним капиталом, было бы глупо не воспользоваться возможностью развиваться за счет чужих инвестиций. Из этого следует вывод, что значение имеет не само наличие, а объем и соотношение дебиторской и кредиторской задолженности.

3. Виды дебиторской задолженности

Существует множество критериев, по которым можно классифицировать виды дебиторской задолженности, но мы обратимся к основным.

В зависимости от срока погашения:

В зависимости от поступления оплаты:

Во избежание серьезных последствий неуплаты долга, фирмы создают резервы по сомнительным долгам. Объемы резервов утверждаются индивидуально, все зависит от финансового положения дебитора и вероятности погашения обязательств. Устанавливается резерв по сомнительным долгам после проведения инвентаризации.

4. Управление дебиторской задолженностью предприятия

Часто встречаются ситуации, когда предприятие, стремясь увеличить прибыль, начинает перегружать себя дебиторами, что в итоге может привести к большому количеству неоплаченной задолженности и даже к банкротству предприятия. Разумные управленцы уделяют большое внимание объему долгов и ведут строгий учет дебиторской задолженности с помощью различных инструментов, например Excel.

Методы управления дебиторской задолженностью:

• Усиление работы с дебиторской задолженностью – взыскание долгов, не прибегая к помощи судебных органов.
• Контроль баланса и анализ кредиторской и дебиторской задолженности.
• Мотивация сотрудников отдела сбыта (относительно принятия мер, с целью максимально быстрого возврата средств со стороны дебиторов)
• Подсчет реальной стоимости ДЗ, учитывая возможность ее продажи.
• Создание системы реализации, при которой регулярно и гарантированно будут происходить платежи, например система скидок для пунктуальных клиентов.
• Расчет предельного уровня дебиторской задолженности.
• Аудит потерь от ДЗ (какую прибыль могла получить фирма в случае моментальной оплаты и использования этих денег).

При грамотном контроле и управлении дебиторской задолженностью, предприятие максимально может оградить себя от рисков, связанных с непогашением долгов, снижением платежеспособности и недостатком оборотных средств.

5. Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация дебиторской задолженности – это сверка документов с контрагентами, подтверждение наличия задолженности и ее размеров. Проводят инвентаризацию перед годовым отчетом, сменой главного бухгалтера, при ликвидации или реорганизации предприятия и в случае чрезвычайных ситуаций, например пожара.

Инвентаризация осуществляется на определенную дату, предприятие отправляет данные по задолженности своим заемщикам, и те должны в письменной форме подтвердить или опровергнуть наличие и сумму долга. Это в идеале, но на деле не все так гладко, во-первых, инвентаризация может занять большое количество времени, в некоторых фирмах показатели доходят до месяца. Во-вторых, не все должники отвечают на запросы, особенно те, чья задолженность уже давно ждет, чтобы ее погасили.

Далее проблема заключается в урегулировании несоответствий данных, в таком случае приходится сверять все проведенные операции с данным предприятием, особую сложность это создает, если предприятие находится в другом городе или, еще лучше, в другой стране. При отправлении справки о дебиторской задолженности, нужно учитывать тот факт, что предприятие может являться и дебитором и кредитором одновременно. Даже если по подсчетам вы оказались должником, ведомость высылать нужно, при этом указывать сумму и дебиторской и кредиторской задолженности.

После проведения сверок, предприятие должно составить акт инвентаризации, некоторые устанавливают собственный шаблон формы, или же используют стандартный, например: образец 1 (скачать) .

6. Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности показывает, насколько быстро фирма получает оплату ДЗ за проданные товары и услуги.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности показывает, насколько эффективные меры предпринимает организация для минимизации ДЗ. Этот показатель количественно измеряет, сколько раз фирма получила оплату за период в размере среднего остатка неоплаченной задолженности от своих покупателей.

*Средний остаток дебиторской задолженности рассчитывается как сумма дебиторской задолженности покупателей по данным бухгалтерского баланса на начало и конец анализируемого периода, деленное на 2.

Формула оборачиваемости дебиторской задолженности:

Период оборачиваемости дебиторской задолженности в днях формула:

*ОДЗ в днях показывает количество дней, в течение которых задолженность остается неоплаченной.

Как таковой нормы коэффициента оборачиваемости не существует, для каждой отрасли она будет различной. Но в любом случае, чем выше ОДЗ, тем лучше для организации, это означает, что покупатели быстро погашают задолженность.

7. Взыскание дебиторской задолженности

Любое предприятие встречается с проблемой непогашения дебиторской задолженности. Конечно, у покупателя могут быть различные веские причины, но кого это волнует? Компания желает взыскать свои деньги за предоставленный товар.

Возврат дебиторской задолженности можно осуществлять разными методами, например, нанять мафию, ну а если законно, то лучше предъявить претензию или обратиться в судебные органы. Если вы решили уладить конфликт полюбовно, вам следует направить претензию должнику, чтобы четко изъяснить вашу позицию и выяснить имеет ли он какие обоснованные возражения.

В обращении взыскания дебиторской задолженности нужно указать следующие пункты:

• Требование уплаты долга
• Подробный расчет суммы возникшего долга
• Расчет начисления процентов
• Крайний срок погашения задолженности
• Предупреждение об обращении в суд

Помимо этого, под претензией должна стоять подпись уполномоченного лица, так же следует приложить копии всех документов, имеющих отношение к задолженности. Если должник получил ваше письмо (должны быть доказательства) и не отреагировал в установленные сроки, то со спокойной совестью вы можете обращаться в суд с требованием возврата дебиторской задолженности.

8. Списание дебиторской задолженности

По закону задолженность считается просроченной, если истек срок исковой давности долга (3 года) и безнадежной задолженностью, если фирма не имеет возможности выплатить долг. На этих основаниях предприятие имеет право списать задолженность. Списание безнадежной просроченной дебиторской задолженности разрешено проводить в заключительный день периода, в котором прошел срок исковой давности.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности можно осуществить двумя методами. Первый – использовать для этой цели резерв сомнительных долгов, если для данного долга резерв не был предусмотрен, то списать на финансовые результаты. Проводки списания дебиторской задолженности нужно проводить исключительно по каждому обязательству отдельно. Причиной для этого могут служить результаты инвентаризации, письменные подтверждения или распоряжение руководителя предприятия.

Образец приказа о списании дебиторской задолженности: образец 2 (скачать) .

Списание безнадежной ДЗ не является фактический аннулированием долга, поэтому в течение пяти лет после списания дебиторская задолженность отражается в балансе. И на протяжении всего периода нужно следить за финансовым состоянием должника, не появилась ли у него возможность погасить долг.

9. Отчет по дебиторской задолженности

Для руководителя важно иметь представление о том, какое количество средств он может использовать, когда будут следующие поступления и на основании отчета продумывать свои действия относительно финансов. Так же по данным отчета можно дать оценку дебиторской задолженности каждого клиента, кто ответственно совершает платежи, а кто даже не понимает важности своевременной уплаты долга.

Образец расшифровки дебиторской и кредиторской задолженности образец: образец 3 (скачать) .

10. Продажа и покупка дебиторской задолженности

Если у вас нет ни малейшего желания разбираться с должниками, но желаете вернуть средства, вы можете продать дебиторскую задолженность, если есть лица, каковым это будет интересно. Зачастую это люди, которые сами имеют долг перед дебитором. Предприятие имеет возможность купить дебиторскую задолженность, по более низкой цене, так сказать со скидкой, а затем предъявить должнику документы и потребовать возврата долга по полной стоимости. Для продажи задолженности согласия должника не нужно, достаточно будет его известить о продаже долга.

Оптимизация системы продаж предприятия и минимализация рисков в работе с дебиторской и кредиторской задолженностями

Как в 1С посмотреть дебиторскую задолженность? Вопрос может возникнуть у бухгалтера-новичка либо у опытного специалиста, осваивающего новое для него ПО. Отвечаем на него в этом материале.

Какие отчеты по дебиторке есть в 1С?

В программе «1С 8» (далее мы будем рассматривать эту версию программы как наиболее актуальную и распространенную) существует большое количество различных отчетов, в которых можно увидеть состояние дебиторской задолженности контрагентов.

Условно их можно поделить на 2 группы:

1. Бухгалтерские — это те отчеты и документы, которые применяют в повседневной практике бухгалтеры, отвечающие за ведение расчетов либо за ведение учета в целом по предприятию (главбухи и замы). В качестве примеров можно привести:

• Оборотно-сальдовую ведомость (далее — ОСВ) по счетам учета расчетов с контрагентами (счета 60, 62, 76 Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Вход в ОСВ возможен через:
• меню «Рабочий стол» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка);
• меню «Покупки и продажи» — «Стандартные отчеты» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка).

Нажав в открывшейся форме отчета на кнопку «Показать настройки», можно формировать отчет по своему желанию в разрезах:

• группировки — по контрагентам, договорам, расчетным документам (например, выставленным счетам);
• отбора — из перечисленных выше групп можно выбирать только интересующих контрагентов;
• показателей — например, по развернутому сальдо (удобно для тех партнеров, у которых могут быть как дебетовые, так и кредитовые сальдо единовременно).

• Акт сверки с контрагентом. Меню «Покупки и продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов». В данном документе можно увидеть все данные, которые есть в учете по конкретному дебитору, включая суммы отгрузок, оплат и взаимозачетов.

1. Управленческие отчеты или отчеты для руководства. Меню этих отчетов носит название «Руководителю». В меню есть подгруппы отчетов:

• «Расчеты с поставщиками»;
• «Расчеты с покупателями».

В этих подгруппах представлены сводные аналитические отчеты по группам задолженностей. Создатели «1С» посчитали, что нужны они в первую очередь менеджменту предприятия, однако ничто не мешает пользоваться ими и другим сотрудникам. О некоторых сводных отчетах поговорим подробнее.

Как выполнять отслеживание задолженности по срокам долга?

По срокам можно отслеживать задолженности поставщиков и покупателей. Поскольку дебиторская задолженность чаще образуется по группе покупателей, рассмотрим отчет на ее примере.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! По поставщикам тоже может появляться дебиторка, например, когда они работают по предоплате. Тогда по ним можно формировать отчет через «Расчеты с поставщиками».

Выход в отчет:

Меню «Руководителю» — подгруппа «Расчеты с покупателями» — отчет «Задолженность покупателей по срокам долга».

Появившуюся форму отчета необходимо настроить — пройти по кнопке «Показать настройки» и установить:

• Интервалы, в которых нужно сформировать отчет (распределить задолженности), например:
• срок долга до 7 дней;
• срок долга от 8 до 15 дней и так далее.

ВАЖНО! Значения можно ставить любые, добавляя или удаляя строки с интервалами во вкладке настроек отчета.

• Группировку (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).
• Отбор (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).

ВАЖНО! Единожды установленные параметры отчета можно зафиксировать, чтобы далее отчет автоматически строился по указанным принципам. Для этого, не выходя из меню настроек, следует нажать кнопку «Сохранить настройки ».

После установки настроек задаем дату, на которую следует сформировать отчет, и нажимаем «Сформировать». В получившейся таблице данные по долгам будут разнесены по столбцам с назначенными интервалами задолженности.

ВАЖНО! Отчет можно представить в виде сводной диаграммы по назначенным интервалам возникновения долгов. Для этого в форме отчета в левом нижнем углу надо поставить галочку:

Диаграмма

О том, как с помощью «1С» можно сдать электронную отчетность, читайте в материале .

Как посмотреть динамику дебиторки за период?

Еще одним полезным сводным отчетом для анализа задолженности, который «работает» со сроками, является отчет по динамике дебиторки.

Он находится в той же подгруппе, что и отчет по срокам долгов. Принцип установки настроек тоже похож на отчет по срокам. Только при установке интервала задается период из выпадающего списка: минимально — день, максимально — год.

Получившийся в итоге отчет представит дебиторскую задолженность в разрезе:

• изменения задолженности в периоде (например, при интервале 1 день и выбранном периоде 1 месяц в отчете получится график ежедневных изменений в объеме дебетовых долгов за месяц);
• просроченной и погашаемой в срок задолженности (просроченные долги в отчете будут выделены красным цветом).

О нюансах учета задолженности читайте в статье .

Итоги

В «1С» существует много вариантов получения данных по дебиторской задолженности в нужном разрезе. Если требуется детализация (по контрагенту, договору), лучше пользоваться отчетами, которые мы представили как бухгалтерские. Если требуются сводные данные, дающие общую картину и позволяющие выполнять анализ, лучше воспользоваться отчетами из меню «Руководителю».